Question

когда употребляется were?

Answer 1

Во-первых, когда время Past Simple.
а во-вторых с they, we, you

Answer 2

Это глаголы, относящиеся к времени (прошедшему) -Past Simple.
К глаголу Were относятся: We, you,they
К глаголу Was относятся: I, He, She, It